Declaración responsable VeriFactu: qué es, quién la firma y qué contiene
La certificación mediante declaración responsable del productor es distinta de una homologación previa externa. Esta guía ayuda a identificar el documento y su alcance. Forma parte de la guía VeriFactu para integradores.
Revisión editorial: .
No hay homologación. Hay declaración responsable
El artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 establece la declaración del productor. No exige una certificación externa previa ni registro previo del producto; eso no impide posteriores comprobaciones de la Administración.
Así lo explica la propia sede de la AEAT en sus preguntas frecuentes sobre certificación y declaración responsable.
Quién la firma
Corresponde al productor. En desarrollos propios, encargos y sistemas con varios componentes hay que identificar ese papel y su alcance; no basta con saber quién utiliza o paga el programa.
| Situación | Quién firma |
|---|---|
| Vendes un ERP o un facturador propio a terceros | Tú |
| Implantas y personalizas el ERP de un fabricante | Revisar declaración del fabricante, alcance de los cambios y responsabilidad de quien produce cada componente |
| Desarrollo a medida para un único cliente | Quien lo produce; si el cliente lo encargó y lo mantiene, conviene dejar por escrito quién asume el papel de productor |
| Integras una API fiscal de terceros | Identificar al productor del conjunto y el alcance declarado por el proveedor; no dar por cubierta toda la integración |
Hoy Kenea ofrece una evaluación técnica. Un informe de integración sería un entregable sujeto al alcance de un encargo, no una declaración que Kenea firme por otro productor. Consulta la muestra ficticia de informe y el estado actual de KeneaFactu.
Dos artículos, no uno
La obligación nace en el artículo 13 del Real Decreto 1007/2023: cada sistema informático de facturación debe estar certificado mediante una declaración responsable del productor, visible en cada versión del programa. El artículo 15 de la Orden HAC/1177/2024 es el que concreta qué debe decir ese documento y dónde tiene que estar accesible. Citar solo la Orden deja fuera de dónde viene la obligación.
Qué tiene que contener
Contenido mínimo según el artículo 15. A grandes rasgos:
- Identificación del sistema: nombre, código identificador y versión. La AEAT indica que cada versión debe contar con su declaración, incluso si la variación es pequeña.
- Identificación del productor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Fecha y lugar de la declaración, y firma de quien representa al productor.
- La declaración en sí: que el sistema cumple lo dispuesto en el reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y en la Orden, incluidos los componentes que forman el sistema.
Y una condición de forma que se olvida: la declaración tiene que ser accesible desde el propio sistema, además de estar a disposición de quien la pida. No vale un PDF en una carpeta del servidor de ficheros. Vale un enlace en el «Acerca de», una pantalla de ayuda o un documento que el programa muestre a petición.
Plantilla orientativa de los apartados
Esta estructura es orientativa y no asegura por sí sola cubrir todos los requisitos. Contrástala con el artículo 15 y las preguntas frecuentes de la AEAT; no es un formulario oficial ni una predicción de lo que pedirá una inspección.
| Apartado | Qué va |
|---|---|
| 1. Sistema | Nombre comercial, código identificador que uses en el registro de facturación, versión declarada, fecha de publicación de esa versión |
| 2. Productor | Razón social, NIF, domicilio, persona con poder de representación que firma |
| 3. Alcance | Qué modalidades cubre (VeriFactu, no VeriFactu o ambas), qué tipos de factura expide, qué queda fuera |
| 4. Componentes | Lista de piezas que participan en generar, firmar, conservar o enviar el registro: módulos propios, librerías, APIs de terceros. Para cada tercero, referencia a su propia declaración |
| 5. Declaración | El párrafo de cumplimiento con cita expresa del Real Decreto 1007/2023 y de la Orden HAC/1177/2024 |
| 6. Fecha, lugar y firma | Y desde qué pantalla del programa se accede al documento |
Guarda junto a la declaración las evidencias que la sostienen: pruebas en el entorno de pruebas de la AEAT, informe de integración, registro de versiones. La declaración es una frase; lo que la defiende es el expediente.
Qué pasa cuando integras una API fiscal
Pide la declaración del proveedor y revisa exactamente qué componente y versión cubre. Esa documentación no acredita por sí sola cómo funciona tu integración. La guía conceptual de estados muestra algunas decisiones técnicas que siguen necesitando pruebas.
Documenta componentes, versiones y alcance, y revisa qué implican los cambios del proveedor para el conjunto. La atribución de responsabilidades exige examinar cómo se produce y mantiene el sistema.
Sanciones
El régimen sancionador requiere revisar el supuesto y sus requisitos con asesoramiento especializado. Esta guía no asigna automáticamente una multa a quien tenga software pendiente de adaptar.
Errores comunes
- Confundir certificación con homologación externa. Pedir la declaración responsable del producto y su versión.
- Declarar una versión y distribuir otra. La declaración se ata a una versión. Si cambias el motor de facturación y no la actualizas, declaras algo que ya no es cierto.
- Enterrar el documento. Si no es accesible desde el programa, incumple la forma aunque el contenido sea perfecto.
- Creer que el proveedor de la API firma por ti. Firma por su parte.
- Olvidar las personalizaciones. Revisar si están incluidas en el alcance declarado y quién responde por sus cambios.
- Sin expediente. Una declaración sin pruebas detrás es una frase. Guarda las pruebas del entorno de la AEAT y el informe de integración.
Para saber a partir de qué fecha te lo van a pedir, mira los plazos VeriFactu 2027. Si tu duda es qué versión de Sage, Odoo o a3 trae la declaración del fabricante, está en VeriFactu para integradores de ERP. Qué hacemos nosotros, en servicios; el precio se acuerda por escrito para cada caso.
Fuentes
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de los sistemas informáticos de facturación.
- Orden HAC/1177/2024, artículo 15, declaración responsable.
- AEAT: certificación de sistemas informáticos y declaración responsable.
- Sede de la AEAT: sistemas informáticos de facturación.
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Esta guía es información técnica general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. La plantilla es orientativa. Consulta tu caso con tu asesoría.