Declaración responsable VeriFactu: qué es, quién la firma y qué contiene
Cada semana alguien pregunta por el «certificado VeriFactu» o por la «homologación VeriFactu AEAT». No existen. Lo que existe es un documento que firma el productor del software y que la Agencia Tributaria puede comprobar. Esto es lo que dice la norma, qué tiene que contener y dónde se equivoca la gente. Forma parte de la guía VeriFactu para integradores.
No hay homologación. Hay declaración responsable
La AEAT no revisa programas, no emite sellos y no publica una lista de software aprobado. El modelo del Real Decreto 1007/2023 es el contrario: el productor declara bajo su responsabilidad que su sistema cumple, y la Administración puede comprobarlo después. Si alguien te vende un «certificado VeriFactu» o una «homologación», está vendiendo una palabra, no un trámite. Como mucho tendrá un informe de un tercero, que puede ser útil como evidencia, pero no sustituye a nada ni exime de nada.
Así lo explica la propia sede de la AEAT en sus preguntas frecuentes sobre certificación y declaración responsable.
Quién la firma
El productor del sistema informático de facturación: quien lo desarrolla y lo pone en el mercado, sea un fabricante con miles de licencias o una empresa que usa un programa hecho a medida por su propio equipo. En este segundo caso, el productor y el usuario son la misma empresa y firma igual.
| Situación | Quién firma |
|---|---|
| Vendes un ERP o un facturador propio a terceros | Tú |
| Implantas y personalizas el ERP de un fabricante | El fabricante, para su producto. Si tu personalización cambia cómo se expide la factura, el módulo que has escrito es tuyo y tienes que poder responder por él |
| Desarrollo a medida para un único cliente | Quien lo produce; si el cliente lo encargó y lo mantiene, conviene dejar por escrito quién asume el papel de productor |
| Integras una API fiscal de terceros | Tú, por tu sistema. El proveedor de la API, por su componente |
Kenea no firma por nadie. Entregamos el informe técnico de la integración para que el productor sepa qué está declarando, y ahí acaba nuestro papel en el documento.
Qué tiene que contener: artículo 15 de la Orden HAC/1177/2024
La Orden HAC/1177/2024 fija en su artículo 15 el contenido mínimo. A grandes rasgos:
- Identificación del sistema: nombre, código identificador y versión. Cada versión que cambie algo relevante para el registro de facturación necesita su propia declaración, o una actualización de la existente.
- Identificación del productor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Fecha y lugar de la declaración, y firma de quien representa al productor.
- La declaración en sí: que el sistema cumple lo dispuesto en el reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y en la Orden, incluidos los componentes que forman el sistema.
Y una condición de forma que se olvida: la declaración tiene que ser accesible desde el propio sistema, además de estar a disposición de quien la pida. No vale un PDF en una carpeta del servidor de ficheros. Vale un enlace en el «Acerca de», una pantalla de ayuda o un documento que el programa muestre a petición.
Plantilla orientativa de los apartados
No hay modelo oficial. Esta estructura cubre lo que exige el artículo 15 y añade lo que un inspector va a querer ver junto al documento. Adáptala; no la copies sin leerla.
| Apartado | Qué va |
|---|---|
| 1. Sistema | Nombre comercial, código identificador que uses en el registro de facturación, versión declarada, fecha de publicación de esa versión |
| 2. Productor | Razón social, NIF, domicilio, persona con poder de representación que firma |
| 3. Alcance | Qué modalidades cubre (VeriFactu, no VeriFactu o ambas), qué tipos de factura expide, qué queda fuera |
| 4. Componentes | Lista de piezas que participan en generar, firmar, conservar o enviar el registro: módulos propios, librerías, APIs de terceros. Para cada tercero, referencia a su propia declaración |
| 5. Declaración | El párrafo de cumplimiento con cita expresa del Real Decreto 1007/2023 y de la Orden HAC/1177/2024 |
| 6. Fecha, lugar y firma | Y desde qué pantalla del programa se accede al documento |
Guarda junto a la declaración las evidencias que la sostienen: pruebas en el entorno de pruebas de la AEAT, informe de integración, registro de versiones. La declaración es una frase; lo que la defiende es el expediente.
Qué pasa cuando integras una API fiscal
Es el punto que más confusión genera. Si tu ERP llama a un proveedor de infraestructura fiscal para generar la huella, el QR y el envío, ese proveedor tendrá su declaración responsable. Cubre su componente. No cubre que tu programa llame a la API en el momento correcto, con los datos correctos, sin duplicar registros ni mezclar emisores. Eso sigue siendo tu sistema y tu declaración.
En la práctica: tu declaración lista al proveedor como componente, enlaza su declaración, y responde por la integración. Si el proveedor cambia de versión o desaparece, tu declaración cambia. Por eso pedimos al productor que tenga una relación de componentes viva, no un documento firmado una vez y olvidado.
Sanciones
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido para este reglamento, distingue dos figuras. Al productor o comercializador de sistemas que no cumplan, o que permitan llevar contabilidades distintas, alterar registros u ocultar datos: multa fija de 150.000 euros por ejercicio y por sistema. Al usuario que tenga un sistema no adaptado: 50.000 euros por ejercicio. Las cifras son las de la ley; la aplicación a un caso concreto es cosa de tu asesoría.
Errores comunes
- Buscar un «certificado VeriFactu». No existe. Lo que un tercero puede darte es un informe, y sigue siendo tu declaración.
- Declarar una versión y distribuir otra. La declaración se ata a una versión. Si cambias el motor de facturación y no la actualizas, declaras algo que ya no es cierto.
- Enterrar el documento. Si no es accesible desde el programa, incumple la forma aunque el contenido sea perfecto.
- Creer que el proveedor de la API firma por ti. Firma por su parte.
- Olvidar las personalizaciones. El fabricante declara su producto estándar. Si tu implantación cambia la expedición de facturas, la parte cambiada es tuya.
- Sin expediente. Una declaración sin pruebas detrás es una frase. Guarda las pruebas del entorno de la AEAT y el informe de integración.
Para saber a partir de qué fecha te lo van a pedir, mira los plazos VeriFactu 2027. Si tu duda es qué versión de Sage, Odoo o a3 trae la declaración del fabricante, está en VeriFactu para integradores de ERP. Qué hacemos nosotros y cuánto cuesta, en servicios.
Fuentes
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de los sistemas informáticos de facturación.
- Orden HAC/1177/2024, artículo 15, declaración responsable.
- AEAT: certificación de sistemas informáticos y declaración responsable.
- Sede de la AEAT: sistemas informáticos de facturación.
Esta guía es información técnica general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. La plantilla es orientativa. Consulta tu caso con tu asesoría.